Regulacje RODO wprowadziły nowy wymiar odpowiedzialności za niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych. Obowiązki administratorów i podmiotów przetwarzających zostały zaostrzone, a uprawnienia organów nadzorczych znacząco rozszerzone. W konsekwencji każde naruszenie może skutkować poważnymi karami finansowymi czy nakazem zaprzestania przetwarzania. Poniżej omówiono główne typy sankcji, kryteria ich wymierzania oraz przykładowe postępowania.

Główne rodzaje sankcji nałożonych przez organ nadzorczy

Inspektor ochrony danych lub organ nadzorczy (GIODO, a obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) dysponuje kilkoma narzędziami w wypadku stwierdzenia uchybień w procesach przetwarzania danych. Najczęściej spotykane formy sankcji to:

  • ostrzeżenie – nieformalne zwrócenie uwagi na potencjalne ryzyko naruszenia;
  • wezwanie do zastosowania środków zgodnych z RODO;
  • nakaz dostosowania procedur lub systemów;
  • sankcja administracyjna kary pieniężnej;
  • zakaz przetwarzania określonych kategorii danych;
  • ograniczenie lub zawieszenie operacji przetwarzania;
  • publiczne upublicznienie decyzji organu nadzorczego.

Ostrzeżenie i upomnienie

Choć nie pociąga za sobą kosztów finansowych, ostrzeżenie może skłonić organizację do szybkiej poprawy procesów. Upomnienie pełni funkcję prewencyjną i pozwala uniknąć bardziej dotkliwych sankcji.

Nakaz wdrożenia zaleceń

W przypadku istotnych braków w dokumentacji czy systemach bezpieczeństwa, organ może nakazać wdrożenie konkretnych środków technicznych i organizacyjnych w wyznaczonym terminie. Niewykonanie takiego nakazu prowadzi do kolejnych kroków egzekucyjnych.

Kategorie naruszeń a wysokość kar finansowych

RODO różnicuje rodzaje wykroczeń, ustalając dwa poziomy maksymalnych kar finansowych:

  • do 10 mln euro lub do 2% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa;
  • do 20 mln euro lub do 4% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa.

Grupa 1: mniejsze naruszenia

W tej kategorii mieszczą się naruszenia dotyczące obowiązków związanych z:

  • prowadzeniem rejestru czynności przetwarzania;
  • zgłaszaniem naruszeń ochrony danych osobowych;
  • pełnieniem obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą;
  • zatrudnienia Inspektora ochrony danych, gdy jest on wymagany.

Przykładowo, brak właściwej dokumentacji czy spóźnione poinformowanie nadzorcy o incydencie może skończyć się karą sięgającą kilku milionów euro lub procentu obrotu.

Grupa 2: poważne naruszenia

Drugi, wyższy pułap kar dotyczy naruszeń fundamentalnych zasad RODO, w tym:

  • naruszenia podstawowych zasad legalności, rzetelności i przejrzystości;
  • nieprzestrzegania prawa osób, których dane dotyczą, np. prawa do usunięcia;
  • przekazywania danych do państw trzecich bez odpowiednich zabezpieczeń;
  • złamania przepisów dotyczących profilowania oraz podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany.

Kary w tej kategorii mogą osiągnąć 20 mln euro lub 4% obrotu – w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Kryteria ustalania wysokości kar

Prezes Urzędu Ochrony Danych bierze pod uwagę wiele okoliczności, określonych w art. 83 RODO. Najważniejsze z nich:

  • charakter, zasięg i konsekwencje naruszenia;
  • liczba osób, których dotyczy naruszenie;
  • stopień świadomego lub nieumyślnego działania;
  • wskaźnik obrotu przedsiębiorstwa;
  • czy podmiot współpracował z organem nadzorczym;
  • czy wcześniejsze postępowania wykazały powtarzające się uchybienia;
  • środki techniczne i organizacyjne zastosowane przed naruszeniem.

Aspekty złagodzenia kary

Pozytywnie wpływa:

  • szybkie zgłoszenie naruszenia;
  • wdrożenie skutecznych działań naprawczych;
  • współpraca i transparentność wobec organu;
  • posiadanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Okoliczności obciążające

Podwyższenie kary może nastąpić, gdy:

  • naruszenie wynikało z braku odpowiednich zabezpieczeń;
  • podmiot działał ze znacznym niedbalstwem lub umyślnie;
  • doszło do wycieku wrażliwych danych (np. danych medycznych);
  • nieprawidłowe praktyki były powtarzalne;
  • osoby pokrzywdzone nie zostały poinformowane.

Przykłady orzeczeń i skala kar w praktyce

W kilku głośnych sprawach europejskich organów nadzorczych nałożono kary rzędu kilkudziesięciu milionów euro. Poniżej wybrane przykłady:

  • Brak transparentnej polityki cookies – kara 50 mln euro – w wynikiku skargi konsumentów dotyczącej braku jasnych informacji o plikach cookies.
  • Niewłaściwe udostępnianie danych marketingowych – 35 mln euro – dotyczyło nieuprawnionego przekazywania adresów e-mail firm afiliacyjnych.
  • Wycieki przez brak zabezpieczeń technicznych – 20 mln euro – spowodowane wykorzystaniem przestarzałego oprogramowania.
  • Nieprawidłowe procedury w banku – 4% światowego obrotu – kara dotyczyła braku właściwych mechanizmów identyfikacji i zarządzania ryzykiem.

Konsekwencje pozafinansowe

Oprócz kary pieniężnej organizacja może doświadczyć:

  • utraty reputacji i zaufania klientów;
  • spadku wartości akcji;
  • zawieszenia działalności marketingowej lub sprzedażowej;
  • usatysfakcjonowania roszczeń cywilnych osób poszkodowanych;
  • kontroli pokontrolnej i audytów zewnętrznych.

Zapobieganie i minimalizacja ryzyka

Ochrona przed dotkliwymi sankcjami wymaga stałego monitoringu i podnoszenia standardów. Kluczowe kroki to:

  • regularne szkolenia personelu;
  • wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz procedur reakcji na incydenty;
  • audyt wewnętrzny i zewnętrzny systemów;
  • powołanie Inspektora Ochrony Danych lub wskazanie osoby odpowiedzialnej;
  • przeprowadzanie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przy wysokim ryzyku;
  • aktualizacja dokumentacji i klauzul informacyjnych;
  • wdrożenie mechanizmów pseudonimizacji i szyfrowania.